In einem Beherbergungsbetrieb fällt eine Menge Verwaltungsarbeit an. Buchungslisten müssen erstellt und Hotelabrechnungen durchgeführt werden. Im Zeitalter der Digitalisierung erleichtern elektronische Geräte und Verfahren diese Arbeiten enorm. Große Hotels, die über mehrere Niederlassungen verfügen, haben einen besonders umfangreichen Verwaltungsaufwand. Zur Erleichterung der Online-Arbeit stehen heute jedoch moderne Lösungen zur Verfügung.
Dokumentenmanagement für Hotels
Wer die Verwaltungsaufgaben in einem Hotel effizient bearbeiten will, kann auf das Dokumentenmanagementsystem von Omnia zurückgreifen. Das Dokumentenmanagementsystem von Omnia ist eine Software. Mit dieser Software können elektronische Dokumente und Dateien problemlos erfasst, organisiert und bearbeitet werden. Das gilt beispielsweise für Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDF-Files und digitale Bilder. Das Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS genannt,von Omnia erleichtert die Auffindbarkeit spezieller Informationen. Es spart Zeit und Mühe. Darüber hinaus gewährleistet es ein hohes Maß an Datensicherheit.
Verschiedene Systeme
Dokumentenverwaltungssysteme erscheinen in verschiedenen Formen. Dazu zählen in erster Linie:
- die Inhaltsverwaltung zur Darstellung von Dokumenten im Intranet oder auf externen Webseiten
- Systeme zur Speicherung und Verwaltung von elektronischen Unterlagen
- Workflow-Management-Systeme
- Dokument-Imaging-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten und Bildern in Papierform
- Systeme zur elektronischen Verwaltung von unternehmensinternen Unterlagen
Durch diese Systeme wird nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten gefördert. Nicht zuletzt werden durch die Anwendung solcher Systeme Kosten eingespart. Außerdem schont die elektronische Verwaltung von Dokumenten die Umwelt, da die Verwendung von Papier reduziert wird.
Alle Mitarbeiter eines Hotels haben einen geregelten Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen, Dokumente und Daten. Der Prozess beim Einchecken von Gästen wird ebenfalls vereinfacht. Alle wichtigen Daten und Unterlagen sind sofort griffbereit.
Ein effizienter Hotelbetrieb ist in der heutigen Zeit besonders wichtig, da sowohl Mitarbeiter als auch Gäste einen reibungslosen Ablauf von Buchungen oder Zahlungen schätzen. Omnia unterstützt Unternehmen und Hotels mit diesen modernen Lösungen, um digitale Arbeitsplätze einzurichten und im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben.
